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O Método Kaizen ganhou ao longo dos anos um espaço destacado nas disciplinas de gestão. A metodologia por trás do Kaizen permite que uma empresa ou organização se torne mais produtiva e evolua em seus processos.
Assim como o programa 5s de qualidade que tratamos neste post, o método Kaizen saiu da indústria japonesa para o mundo. Mas o que é o método kaizen e como você pode aplicá-lo na prática em sua empresa? É sobre isto que vamos falar agora.
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Método Kaizen – Definição para Fazer Certo
O Método Kaizen é uma filosofia japonesa que significa “melhoria contínua” e que com toda a certeza é aplicável para qualquer área da sua vida, seja pessoal ou profissional.
A filosofia por trás desta metodologia se baseia na ideia de que pequenas mudanças diárias podem gerar grandes resultados a longo prazo. Ao invés de tentar fazer grandes transformações de uma vez, o kaizen propõe que você faça pequenos ajustes nos seus processos.
Dessa forma você estará constantemente melhorando suas operações, sempre buscando aperfeiçoar o que está em funcionamento no seu negócio.
O alcance do método do kaizen na empresa deve ser amplo, envolvendo desde o conselho de administração até as equipes operacionais. Com esta filosofia bem encrustada em si, a indústria japonesa cresceu de forma acelerada e se tornou sinônimo de qualidade em todo o mundo.
Nada acontece por acaso. Os japoneses no período logo após segunda guerra mundial precisavam se reconstruir rapidamente e diversas metodologias de gestão surgiram nesta época. Assim, a ideia de “melhoria contínua” (kaizen) se tornou uma obsessão dos líderes empresariais daquele período.
Certamente a busca de melhoria é algo natural de qualquer empresa, mas estas metodologias buscavam tornar a melhoria parte do negócio. Assim, eliminar desperdícios, gargalos e redundâncias se tornou o foco dos engenheiros e gestores daquele período.
Assim como as 7 ferramentas da qualidade que explicamos neste post, o método kaizen pode englobar um conjunto de técnicas que visam evoluir os processos da empresa. Vamos entender um pouco mais sobre eles agora.
Método Kaizen e o Toyota Way
Sem dúvida, uma das empresas que mais contribuíram para a evolução do método Kaizen foi a Toyota. Famosa pelo seu Toyota Way, seu modelo de gestão, a Toyota se popularizou como sinônimo de qualidade e eficiência. Até os dias atuais essa empresa é um símbolo de eficiência para indústrias de todos os setores.
Mas como isso se tornou possível? Sakichi Toyoda, fundador da Toyota, era obcecado por qualidade e uma das suas primeiras contribuições para o desenvolvimento industrial foi o princípio Jidoka. Este princípio estabelece que uma máquina deve parar automaticamente quando apresenta um erro.
Por mais simples que esta lógica possa parecer hoje em dia, consegue imaginar quantas vidas este princípio salvou na indústria 100 anos atrás? Além disso, quantos recursos foram poupados pelo fato de as máquinas pararem seus processos quando erros ocorrem?
Este princípio é traduzido para o português como autonomação (isso mesmo, autonomação e não automação). A ideia é simples: um operador ou a própria máquina podem parar a operação quando é identificada uma anormalidade.
A partir da anormalidade identificada pode ser encontrado um “ponto kaizen”, ou seja, uma oportunidade de melhoria. Esta oportunidade pode ser facilmente explorada a partir da aplicação de outras metodologias, como o 5S e o PDCA.
No entanto, o método Kaizen não se resume a uma abordagem reativa para corrigir erros. Em síntese, esta metodologia é uma grande sopa de técnicas e ferramentas que visam causar melhorias incrementais aos processos da empresa. Como isso é possível? Vejamos!
Como implantar o Método Kaizen
Antes de mais nada a implantação do método kaizen na sua empresa envolve a adesão a filosofia da melhoria contínua. Essa forma de pensar os processos da organização deve partir da alta administração para que tenha efeito real.
Por isso, sendo bem realista com você, não adianta nada esperar que os profissionais da empresa vão implementar melhoria contínua sem haver o incentivo e o direcionamento dos líderes.
Ou seja, a primeira mudança é cultural. E após isso? Bem, a partir do momento que a diretoria e/ou conselho de administração definiram a implantação deste método, há alguns passos práticos para tornar ele real.
Com a finalidade de implantar o método kaizen de forma robusta em sua empresa você precisa:
- Mapear os processos da empresas;
- Utilizar sistemas que tenham o máximo possível de integrações e preferencialmente um ERP;
- Treinar as equipes nos diferente processos que executam em todos os níveis da empresa;
- Identificar Riscos e Controles nos processos da sua empresa;
- Implantar uma atividade de auditoria interna;
- Tornar a melhoria contínua um processo dentro da sua empresa;
- Criar comissões ou comitês de governança focados na melhoria organizacional.
Exemplo Práticos de Melhorias de Processos pelo Método Kaizen
Veja a seguir alguns exemplos práticos de aplicação do Kaizen para melhoria em processos de negócios considerando o Ponto Kaizen:
- Um processo de compras pode apresentar diversas falhas, como por exemplo, compras erradas, atrasos de recebimentos ou produtos despadronizados. A implantação de algumas etapas de revisão, de padronização e de um mecanismo de monitoramento das compras vai facilmente corrigir esse problema;
- Em um outro cenário, uma empresa tem grande dificuldade em conseguir pagar suas contas mensalmente, apesar de conseguir praticar um preço que lhe dá boa margem de lucro. A implantação de um orçamento e de um controle de caixa são melhorias que solucionam este problema;
- Uma empresa não consegue acompanhar seus resultados de forma tempestiva e constantemente toma decisões de investimento equivocadas. Sem dúvida um planejamento estratégico bem definido e o estabelecimento de indicadores, objetivos e metas é uma melhoria que pode ser implantada neste processo.
Em nossa consultoria nós ajudamos empresas a implantar estes diferentes passos para que possam criar um ambiente propício para a melhoria de seus processos. Caso queira saber mais, nos contate neste link.
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Onde usar o Kaizen e quais os benefícios
Sendo bem direto sobre este ponto, o Método Kaizen pode ser utilizado em qualquer processo de sua empresa. Você pode aplicar esta filosofia em processos financeiros, produtivos, comerciais, de qualidade, segurança, atendimento ou qualquer outro.
Lembre que o mais importante é começar a adotar a filosofia da melhoria contínua e o kaizen faz isso por meio de pequenas e constantes mudanças. Comece a se mexer nesta direção e você verá excelentes resultados.
O método kaizen pode trazer vários benefícios para você, como:
- Aumentar sua produtividade e eficiência;
- Reduzir desperdícios;
- Mitigar riscos;
- Proporcionar maior previsibilidade;
- Estimular a inovação por parte de todos os colaboradores;
- Desenvolver novas capacidades;
- Facilitar o alcance de objetivos.
Padronize processos em sua empresa e implante a melhoria contínua, pois assim você alcançará resultados incríveis.
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