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O Ciclo PDCA é uma síntese da metodologia da gestão da qualidade utilizada para auxiliar o controle de processos.
Sem dúvida esta é uma importante ferramenta que pode contribuir muito para o aumento da produtividade e a resolução de problemas.
Por causa de sua simplicidade, que facilita a memorização, este modelo tornou-se bastante popular em todos os ambientes profissionais.
Ainda assim, existem muitas ideias equivocadas sobre o ciclo PDCA e é fundamental compreender sua funcionalidade para aplicá-lo.
Desse modo resolvi publicar neste post um resumo simplificado das quatro fases que compõem o ciclo PDCA.
Assim, se você ler o conteúdo até o fim, acredito que você vai conseguir aproveitar bastante desta importante metodologia.
Certamente você vai se surpreender ao ver que as aplicações que muitos fazem do PDCA são completamente erradas. E claro, você pode clicar nas imagens e realizar o download delas.
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Etapas
Ciclo PDCA – Plan (Planejar)
Antes de tudo, é fundamental entender que o PDCA não é um ferramenta de planejamento estratégico em si.
De fato esta ferramenta também conhecida como ciclo de melhoria contínua, é aplicada diretamente pela gestão da qualidade.
Assim, quando observamos o primeiro elemento do PDCA – Plan – não devemos cair no erro de que este se refere ao planejamento estratégico.
O objetivo aqui é analisar falhas (gaps) ou pontos de potencial melhoria em um processo de negócios para torná-lo mais eficaz e eficiente.
Assim você irá conseguir aprimorar a capacidade produtiva e otimizar a utilização de recursos em sua instituição.
Para simplificar, Você pode dividir a fase “Plan” do Ciclo PDCA em 4 etapas conforme figura abaixo.
A identificação é a parte mais sensível deste trabalho e deve ser auxiliada por critérios estatísticos detalhados.
Assim, a utilização de Excel e ferramentas de BI para monitoramento de indicadores são totalmente aplicáveis.
Vou ser sincero com você, me dá calafrios quando alguém fala “vamos rodar o PDCA para solucionar este problema” e não tem um dado numérico sequer.
Realmente a sensação que me dá é que estou num programa de auditório vendo alguma bizarrice.
Assim, sempre recorra as estatísticas do processo em análise, pois sem números você simplesmente estará contando com o acaso para resolver seu problema.
Na prática, você pode utilizar mesmo uma simples planilha para lhe auxiliar na síntese dos elementos desta etapa.
Estes elementos são: o problema (ou oportunidade de melhoria), a causa deste e qual ação tomar.
Ou você pode fazer algo mais organizado, utilizando por exemplo um modelo de plano de ação baseado no 5W2H.
Ciclo PDCA – Do (Fazer)
Nesta etapa o plano de ação da etapa anterior é executado, os recursos são utilizados e as equipes treinadas.
Para tornar o resultado confiável todo o processo precisa ser observado e acompanhado.
Eu tenho certeza absoluta que esta é a fase mais difícil, porque as pessoas simplesmente desistem antes de começar.
Eu já observei diversas iniciativas excelente morrerem na praia porque a equipe não teve o ímpeto de levar adiante.
Em outras situações, observei as melhorias não serem implantadas pela falta de patrocínio e compromisso por parte da alta administração.
Para tornar realidade as melhorias propostas durante uma avaliação baseada no ciclo PDCA, você precisa construir consenso.
Estabeleça prazos realistas e desafie-se a aplicar as soluções oriundas do seu plano de ação. Assim, você poderá gerar real valor pela melhoria de processos em sua empresa.
Monitore as ações de perto e se possível aplique bônus incentivando uma cultura de gamificação.
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Ciclo PDCA – Check (Verificar)
Aqui acontece a análise dos resultados obtidos com a execução e, se necessário, a reavaliação do plano.
Lembre novamente de obter números para sua avaliação, não vale olhar aqui e basear sua decisão em feeling.
Nessa etapa, que pode ocorrer durante e após a etapa anterior, ocorre a listagem de erros e acertos da etapa de Do (Fazer), pois estes determinarão o que será feito na próxima etapa.
Lembre-se: É crucial realizar medições e checagens devidamente, com ferramentas e processos corretos, baseando-se nos objetivos colocados no primeiro passo.
Ciclo PDCA – Act (Agir)
Em caso de sucesso, o novo processo é documentado e se transforma em um novo padrão na empresa.
Através da avaliação dos resultados obtidos chegamos ao próximo passo:
- Caso tenham ocorrido falhas o ciclo deve começar novamente;
- Com o objetivo alcançado o novo processo (sua versão TO BE) é padronizado.
Por se tratar de um ciclo, seja qual for o resultado, repetir essa metodologia sempre pode trazer resultados cada vez mais satisfatórios.
É por isso que você nunca pode esquecer de utilizar o PDCA para tratar problemas em processos.
Prática
Sem dúvida, no atual universo corporativo onde predomina a competitividade e a excelência, as empresas cada vez mais buscam meios de aperfeiçoarem seus processos.
Ao fazer isto, elas podem reduzir custos, assim como ampliar lucros e aumentar a satisfação de seus clientes.
Portanto, a análise de processos é uma obrigação, e, para executá-la de forma efetiva os conceitos do ciclo PDCA podem ajudar.
Antes da aplicação, vale lembrar que o ciclo respeita a ordem proposta pela sigla, por isso, é importante segui-la à risca.
Disponibilizamos um modelo básico de um caso onde a metodologia PDCA é utilizada, você pode fazer o download clicando aqui.
Você pode baixar o arquivo e editá-lo, caso queira se inspirar nele para fazer sua versão.
O uso desta metodologia é uma das formas mais eficazes para efetuar a análise de processos e obter melhorias, afinal:
“Ter uma melhora constante é melhor do que a perfeição adiada.“
-Mark Twain.
Abaixo veja também o Ciclo PDCA numa ótica de fluxograma.
Leituras recomendadas
Caso se interesse pelo assunto e queira uma boa leitura, há vários livros que podem esclarecer muito sobre controle de processos.
Uma sugestão é o livro Controle Estatístico da Qualidade do Douglas Montgomery. Outra boa opção é o Livro de TQC do Vicente Falconi.
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