Administração de processos – o verdadeiro significado de Sinergia

Tempo de leitura: 9 minutos

Administração de processos e sinergia – uma combinação fundamental

É impossível falar sobre produtividade empresarial e não tocar no tema da administração de processos e sinergia. Tornar a empresa um ambiente onde as pessoas sabem o que devem fazer e como fazer eleva muito a competitividade.

No entanto, quem trabalha com gestão de processos sabe muito bem que existe uma grande barreira para isto. Talvez você já tenha desenvolvido diversos documentos de processos e o único resultado foi uma gaveta cheia de papeis.

Consequentemente pode ter ficado frustrado(a) com o resultado daquilo que consumiu tanto do seu tempo. Por outro lado, você tem certeza de que seu trabalho é importantíssimo e que se for implantado será muito relevante.

Enquanto você se questiona sobre onde falhou, já parou para pensar no ponto de vista dos seus colegas? Acima de tudo, já considerou como a cultura organizacional foi gerenciada na implantação dos processos?

Todas as organizações são compostas de processos, pessoas e tecnologias. Em resultado disto, uma falha de integração entre estas pontas leva ao desalinhamento organizacional. Vamos considerar o exemplo de implantação de um ERP.

Antes de tudo, pode ocorrer do sistema ser mal selecionado e não atender aos requisitos da empresa. Além disso, podem ocorrer falhas no levantamento dos processos e o sistema ser mal implantado. E finalmente, pode ocorrer do sistema ser implantado corretamente, mas as pessoas não serem preparadas para operá-lo.

Este riscos de implantação precisam ser gerenciados. A ligação entre pessoas, tecnologia e processos precisa ocorrer e aqui a sinergia é essencial. É exatamente este tema que abordo neste post.

Administração de processos e sinergia – por quê gerenciar processos?

administração de processos sinergia

A implantação do gerenciamento de processos é uma etapa comum da maturidade empresarial. Desse modo, é de se esperar que as empresas invistam em processos em um determinado momento.

Enquanto cresce, uma empresa tende a se tornar mais regulamentada e formalizada. Ao se tornar um organismo maior e mais complexo ela perde eficiências comuns à pequenos negócios.

Se essa perda de eficiência não for compensada a empresa entrará numa espiral de declínio. Por mais que o faturamento seja uma métrica relevante, ele ainda é apenas um de muitos indicadores de desempenho.

O desenvolvimento de processos é fundamental para crescer com custos ordenados e atenção ao cliente. Provavelmente por não se prepararem bem para este passo, a maioria recorre a consultorias para este fim.

Não que usar consultorias seja ruim, na verdade elas podem ser muito úteis. No entanto, sem o direcionamento e preparo adequado consultorias podem virar dinheiro jogado fora. Especialmente relevante num projeto de administração de processos é o elemento humano.

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Assim, quando pensamos em administração de processos não é muito difícil associar a mesma com o conceito de Sinergia. Ao que parece, a maioria dos profissionais de processos compreende que o fator pessoas é o mais delicado.

Ao menos é o que costumo ouvir da maioria dos profissionais com que converso. Esse desafio é especialmente grande porque manter a sinergia na rotina se torna uma constante. Ao contrário da gestão de um projeto que tem começo, meio e fim, processos são contínuos.

Utilizar a sinergia a seu favor pode ser o diferencial que falta na administração de processos em sua empresa. Então, vamos compreender melhor como fazer isto.

Administração de processos e sinergia – de mãos dadas para atingir o resultado

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Nas empresas a sinergia pode ser vista como um esforço simultâneo e coletivo. Desse modo a ideia de trabalho em equipe deve permear a cultura organizacional. Nada de fazer apenas a sua parte e acabou. É necessário construir o tal “senso de pertencimento”.

Muitas empresas buscam incentivar o foco em resultados de seu profissionais por meio de remuneração variável. Sem dúvida é uma técnica importante, mas por si só não será suficiente para produzir sinergia.

De fato, metas mal estabelecidas podem ser geradoras de conflito ao invés de estimuladoras da cooperação. Todo gestor deve dar atenção a este ponto em especial profissionais de processos.

Administração de processos envolve mais do que simplesmente fazer fluxogramas e POPs. Ela inclui a captura da cultura organizacional e a transmissão do pertencimento. Por isso a Sinergia é tão importante.

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Toda organização é composta de um ciclo de atividades que são ordenadas para se ter um objetivo realizado. Sendo esse objetivo a entrega de um produto um serviço. Essa lógica presente no diagrama SIPOC é bastante relevante.

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Já que as organizações são compostas de indivíduos, é fundamental que todos se reconheçam como peça-chave para crescimento da empresa. Assim a empresa seria impulsionada a atingir novos patamares de resultado.

Então, se fôssemos dividir as características da sinergia dentro de uma organização teríamos:

  • Cooperação;
  • Comprometimento;
  • União;
  • Lealdade; e
  • Foco coletivo.

A administração de processos avalia, aperfeiçoa e monitora as atividades na empresa. Ela tende a gerar integração, melhoria contínua e aumento da eficácia e eficiência. Quando é somada a gestão de riscos, controles e indicadores, ela se torna ainda mais robusta.

Por isso, o curso gestão de processos, riscos, controles e indicadores do produtividademaxima.com foi criado. Você pode conhecê-lo melhor clicando aqui. Veja mais no vídeo abaixo:

Administração de processos e sinergia – a implantação é o segredo

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Talvez você esteja se perguntando: “depois de tantas belas palavras, como se associa a sinergia à administração de processos“? Mesmo que pareça simples, construir um ambiente sinérgico é um desafio e tanto.

Uma cultura alinhada com valores fortes é uma das principais ferramentas para essa implantação. Ao falar de cultura organizacional, pense um pouco na realidade da sua empresa.

Uma cultura madura é orientada para resultados que desenvolvem a empresa e as pessoas chave. Ela não vive apenas de remuneração variável, muito menos de aniversariantes do mês ou amigo secreto.

Definitivamente aquele modelo de “vamos dar as mãos e cruzar o arco-íris” não vai ser o responsável por levar sua empresa da estagnação à excelência. Essa cultura precisa ser promulgada e vivida e por todos os níveis organizacionais.

Desde o CEO da empresa, até a equipe operacional, todos precisam viver essa cultura. Quando a presença cultural é forte, mesmo os profissionais que estão ali apenas para ganhar o pão serão pressionados à excelências.

Isso parte de um plano estratégico bem desenhado, metas claras, código de ética e código de conduta bem implantados. Então, a administração de processos vai fluir com muito mais facilidade.

Boas ferramentas de comunicação, eventos e reuniões de integração e treinamento são fundamentais. Isso mostra que muitas empresas não estão preparadas para implantar a administração de processos imediatamente.

Elas precisam passar por um momento de indução, que mais uma vez, muitas vezes ocorre por meio de uma consultoria. Em consequência disto, uma grande leva de oportunidades surge para profissionais de processos.

Vá além de ficar no escritório desenhando fluxogramas e escrevendo POPs. Compreenda o negócio e envolva as pessoas. Façam elas parte do projeto. Assim você conseguirá implantar a administração de processos na sua empresa.

Administração de processos e sinergia – vale a pena investir?

administração de processos

A resposta é sim! Está claro que as estratégias organizacionais ganham forças a partir de um trabalho colaborativo. A administração de processos e a sinergia andam juntas e se complementam.

Desde que a cooperação, interação e compartilhamento sejam levados a sério, grandes resultados podem ser alcançados. Assim, as empresas podem trabalhar de maneira mais eficiente e eficaz.

Pense num formigueiro. A sinergia é facilmente percebida dentro do trabalho de cada formiga. Primeiramente, todas conhecem suas funções. Finalmente, cada uma sabe como seu esforço contribui para a comunidade.

E cada indivíduo está disposto a auxiliar o trabalho do outro quando necessário. Tudo isso sob a liderança de uma rainha que constrói e mantém esta estrutura organizacional. Nas empresas não é diferente.

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Executivos e gerentes precisam liderar suas equipes. Assim a sinergia se torna uma vantagem competitiva. Além disso, quando se somam forças, a empresa ganha diferenciais relevantes.

Em decorrência disto, departamentos passam a trabalhar juntos. Então times que não se comunicavam se tornam parceiros. Melhor ainda, passam a se interessar pelo trabalho do outro porquê isso afeta o seu trabalho e o produto final.

Mesmo a solução de problemas se torna mais simples. Investir em administração de processos e construção de sinergia é uma atitude sábia. Compreender isso pode fazer toda diferença entre ter uma empresa menos ou mais produtiva.

Assim, espero que você sinta a motivação do desafio como um impulsionador para a implantação da administração de processos. Clique aqui e conheça nosso curso Gestão de Processos, Riscos, Controles e Indicadores.

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