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Controle financeiro – a matemática que importa
Saber usar as receitas e dosar as despesas é o grande trunfo que um controle financeiro irá oferecer à sua empresa.
Por isso, ter o domínio das finanças é sem dúvida fundamental para empreendedores e profissionais de gestão que sonham alto.
Será que você sabe o quanto realmente custa seu produto ou serviço? Consegue saber quanto seus clientes devem hoje? E qual é a forma que sua empresa utiliza para conferir os pagamentos de faturas emitidas para os clientes?
Talvez estas pareçam questões bem simples, mas tenha certeza que elas tem forte impacto.
Certamente elas podem mostrar se falta ou não controle financeiro em seus processos gerenciais.
Veja que o primeiro ponto é o que delimita o lucro: conhecer o custo real de sua operação. Isto envolve gastos como marketing, impostos, pessoal, mercadorias, maquinário, energia, armazenamento, taxas bancárias e etc.
Já o segundo ponto, mostra se há erros no rastreamento de suas receitas. Conhecer bem os saldo de contas a pagar e receber pode se tornar um desafio.
É por esses e outros motivos que ter um controle financeiro é essencial para o seu negócio. Vejamos pontos importantes que são necessários na sua gestão financeira.
Controle financeiro – entenda seu fluxo de caixa
Um bom controle financeiro começa pelo entendimento do seu fluxo de caixa. Afinal ele é o elemento que controla as saídas e entradas de dinheiro da empresa.
Alguns conceitos de gestão financeira são essenciais para uma boa gestão do caixa. Veja alguns dos principais:
- Custos e despesas fixos – são os gastos vinculados à sua operação que não variam com alterações no volume dela. Pense no aluguel de um galpão para produção de bicicletas. Se você produzir 1.000 ou 10.000 bicicletas o aluguel não vai mudar. Assim ocorrerá com o IPTU, a vigilância, a limpeza e os salários administrativos.
- Custos e despesas variáveis – são aqueles que variam de acordo com a produção e o volume de vendas. Enquanto os custos variáveis variam de acordo com a produção, as despesas variáveis variam conforme as vendas. Assim, a comissão de vendedores é uma despesas variável e as horas extras dos operários são um custo variável.
- Margem de contribuição – é o preço de venda do seu produto menos os custos e despesas variáveis. Por exemplo: um produto tem preço de venda de R$ 10,00 e um gasto variável de R$ 5,50. Neste cenário a margem de contribuição do produto é R$ 4,50.
- Markup – é um índice (percentual) que você aplicará no custo do seu produto para gerar o preço de venda. O cálculo do markup varia de acordo com muitos fatores noutro post aprofundaremos o assunto.
- Ponto de equilibro – é o volume de vendas que fará com que a receita total encontre o custo total. A partir deste volume de vendas a empresa começará a ter lucro. Caso não o atinja a empresa terá prejuízo.
Compreender estes elementos facilitará seu entendimento do fluxo de caixa.
Se não houver um pensamento analítico quanto ao que as entradas e saídas de caixa representam ele será subutilizado.
Controle financeiro – contas a pagar
Uma pilha de contas em cima de uma mesa esperando aprovação do gestor para pagar, será que isto é correto?
Certamente não. Atrasar o pagamento de fornecedores e outros credores é um equívoco dos piores.
Se isso ocorrer você não somente terá uma perda financeira com multas e juros, como também comprometerá o crédito da empresa.
O controle financeiro para o setor de contas a pagar não deve se limitar a memória do funcionário ou a planilhas do Excel.
Para não haver falhas no controle dos desembolsos um sistema de gestão é a melhor solução.
Além disso, algumas contas são prioritárias e outras não. Um sistema de gestão financeira pode lhe ajudar disparando alertas e fazendo estimativas de gastos para os próximos dias.
Esta seria uma forma prática de controlar o aging list de seus pagamentos. Aging list é um conceito importante de organização das contas com base na sua data.
Literalmente seria a organização de contas com base nas suas datas de vencimento e/ou atraso.
Este controle cronológico mostra o quanto uma conta é “velha” em termos de pagamento ou recebimento.
No caso do contas a pagar, quanto maior o prazo melhor será.
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Controle financeiro – contas a receber e conciliação bancária
Se estamos falando em aging list e gestão de caixa, com certeza não podemos deixar de falar do contas a receber. Neste caso, quanto menor o prazo para receber melhor será para a empresa.
Essa parte do controle financeiro deve iniciar já na confirmação da venda. Com o aval do cliente para faturar a compra, a nota fiscal é emitida, e junto a ela o boleto bancário ou outro meio de pagamento.
Logo vemos a necessidade de o comercial e o financeiro estarem integrados. Estes dois setores não podem trabalhar sem sintonia. Porém, não basta emitir notas e boletos, é preciso monitorar a quitação destes.
Ter um software que, por exemplo, que tenha cadastro para emitir boletos com a bandeira do banco que tenha sua conta corrente administrativa, é uma forma excelente de ter esse controle.
O controle do contas a receber afeta diretamente seu fluxo de caixa e sua estratégia comercial. Neste meio-campo o setor de cobrança (contas a receber) é uma peça-chave.
Será que você deve continuar vendendo para clientes que sempre atrasam? Será que você não está vendendo para clientes que lhe deram calote? Seu setor de cobrança está sendo eficiente?
Já a conciliação bancária é um controle interno fundamental para mitigar o risco de fraudes. Aquilo que entra e sai da sua empresa deve estar perfeitamente relacionado com suas transações. A conciliação bancária permite que você monitore isto.
Controle financeiro com segurança e eficiência
Para realizar seu controle financeiro de forma eficaz, a melhor solução é o uso de um ERP. O ERP (Enterprise Resource Planning) é um software de gestão empresarial que consegue integrar todos os processos administrativos.
E para o controle financeiro, esse programa tem campos que se encaixarão perfeitamente as rotinas do contas a pagar, contas a receber e conciliação bancária, por exemplo.
Além disso, ao usar um ERP você terá controle de outros setores como estoque, contratos, comercial e fiscal. Com ele poderá emitir notas fiscais eletrônicas (NFe), e simultaneamente enviar a Receita e Fazenda.
Utilizando este software de gestão empresarial os riscos atrelados aos processos serão mitigados. Quando o vendedor fechar uma venda o financeiro verá em tela e já poderá iniciar os trâmites de cobrança.
O controle financeiro dentro de uma empresa é muito importante. Observe se hoje seu negócio enfrenta algum daqueles problemas que apresentamos acima, e trate de resolvê-los.
Adotar um software de gestão empresarial não será coisa de outro mundo, ele é bem acessível e se adequará ao seu orçamento. É algo natural para o crescimento da sua empresa.
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