Matriz GUT – Gerencie a sua rotina com ela

Tempo de leitura: 6 minutos

Matriz GUT – O que é, e porquê utilizar

Resolvi escrever sobre a matriz GUT após selecionar ferramentas práticas e simples para o controle do tempo. O tempo é sem dúvida um ativo de grande importância, principalmente quando falamos de gestão de projetos. Nesta matéria é comum ouvirmos falar da GUT.

Mas eu ainda não havia visto a aplicação da matriz GUT ao gerenciamento de rotinas. Então pensei, “por quê não?”, e aí encarei o desafio.

Neste post vou apresentar para você um modelo de Matriz GUT direcionado para o gerenciamento de rotinas. Todo executivo sabe que gerenciar seu tempo e atenção é um dos seus maiores desafios.

São muitas demandas diariamente para as mesmas 24 horas. A desculpa “não tive tempo” não pode fazer parte de nosso vocabulário.

Profissionais de alta performance, antes de tudo, são ótimos classificadores de prioridades. Aqui cabe a máxima em inglês “first things first“.

Mesmo que você ainda não seja um executivo ou empreendedor, a disciplina de controle do tempo é fundamental. Já imaginou como seus estudos podem render mais se melhorar o controle da sua rotina? E quanto ao tempo de qualidade com sua família?

Muito provavelmente ao organizar sua rotina você descobrirá que tem mais tempo do que imagina. No mínimo, o uso de uma ferramenta como a Matriz GUT vai lhe ajudar a reduzir sua ansiedade.

Para que você aproveite ao máximo o conteúdo deste post, é necessário que conheça a ferramenta. Então vamos a um breve resumo.

Matriz GUT – dados qualitativos ganham peso

matriz GUT

GUT é o acrônimo de Gravidade, Urgência e Tendência. Estas três palavras são a essência desta importante ferramenta de tomada de decisão. O maior benefício da GUT é aumentar sua produtividade por classificar suas demandas em ordem de prioridade.

Ela lhe permite definir quais ações merecem atenção imediata. Falando assim, ela não parece muito diferente de qualquer outra ferramenta de “to do list“. Mas definitivamente este não é o caso da Matriz GUT.

A Matriz GUT pode ser útil para a gestão de várias atividades de rotina e de projetos por ter uma particularidade; ela permite quantificar de forma simples dados qualitativos. Sim os benditos dados qualitativos tão importantes e tão difíceis de mensurar.

É uma verdadeira batalha quantificar dados qualitativos. Ainda assim não podemos descartá-los, afinal o mundo não é feito apenas de números. Infelizmente a alta subjetividade destes dados permite interpretações errôneas e conduzem à más decisões.

Alguns diante destas dificuldades preferem excluir estes dados de suas ferramentas de gestão. Mas sem dúvida esta não é a melhor forma de agir. Aprender a tratar estes dados é essencial para quem deseja crescer em sua carreira.

Atividade bem ingrata. Sempre vai sobrar um quantidade absurda de informação que não tem forma economicamente viável de quantificar. Ainda assim, não desista. Dados qualitativos são muito importantes.

É justamente nos dados qualitativos que a matriz GUT será sua aliada. Ela permite mesclar informações subjetivas e objetivas para simplificar a definição de suas prioridades.

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Matriz GUT – gerenciando projetos

matriz gut

Projetos com certeza são os trabalhos que mais exigem esforço e cautela na priorização de atividades. Imagine-se gerenciando um complexo plano de ação para sanar vários problemas em diversos setores de uma empresa.

Mesmo com um plano de ação bem estruturado, você precisará analisar as atividades que compõem cada ação. Esta análise vai permitir que você defina em quais delas a empresa direcionará mais esforços. Uma responsabilidade pesadíssima. A Matriz GUT vai ajudar você nisto.

Você pode inserir seu e-mail em qualquer campo de inscrição no blog e ter acesso ao modelo. Recomendo que baixe o arquivo e siga comigo os passos abaixo.

Para auxiliar no entendimento, vamos pensar num projeto/ação de precificação (definição de preços de venda). Algumas das fases deste projeto envolvem:

  • Calcular os custos e despesas fixos e variáveis;
  • Pesquisar os preços da concorrência;
  • Definir o mark-up ideal;
  • Cadastrar os novos preços;
  • Alterar as informações de preço em todo material promocional.

Ao inserirmos estas 5 atividades na nossa matriz GUT conseguimos direcioná-la para os responsáveis (suporte). Clicando nas células das variáveis GUT realizamos nossa avaliação. A planilha faz um cálculo automático que define o nível de prioridade daquela atividade.

matriz gut

O funcionamento desta ferramenta é muito simples. Com uma escala de 5 níveis (o 1º sendo o menor grau de priorização e o 5º o maior) se define quanto uma determinada atividade deve ser priorizada frente a outras.

Assim é bem mais fácil visualizar que atividades merecem atenção especial no nosso exemplo de projeto. Apresento abaixo como esta ferramenta foi construída e como aplicar a matriz GUT no gerenciamento de rotinas.

Matriz GUT – gerenciando rotinas

 matriz gut

Os critérios das variáveis GUT são definidos em uma escala de 1 a 5, que vamos chamar de pesos. Cada variável recebe uma definição subjetiva e um peso.

Este peso que define o grau de prioridade daquela variável para cada ação. No quadro abaixo é possível visualizar facilmente como é estruturada a escala de priorização da Matriz GUT:

matriz gut

Estes critérios são os elementos que permitem quantificar a informação qualitativa na matriz GUT. Após estabelecê-los e valida-los, vai ser fácil utilizar, monitorar e quantificar. Isto simplifica em muito a atividade de priorização.

Inseri alguns detalhes adicionais neste exemplo. O nosso modelo permite organizar as atividades por data. Isto facilita o acompanhamento diário das ações de vários projetos e de rotinas.

Veja abaixo como ações de vários projetos e algumas ações rotineiras podem ser gerenciadas nesta matriz GUT.

matriz gut

Com a informação das datas é possível acompanhar os prazos das atividades. É possível visualizar quando alguma delas encontra-se atrasada.

A planilha analisa com base na data atual se a atividade encontra-se no prazo. Assim, se uma atividade tem alto nível de prioridade, mas está sendo relegada o usuário da ferramenta pode visualizar rapidamente e tomar ações corretivas.

matriz gut

Por fim inseri também uma tabela simples para o gerenciamento de rotinas que têm datas recorrentes. Nesta planilha você pode acompanhar as datas mais importantes na sua rotina mensal / semanal.

Nunca mais esqueça de entregar aquele relatório em tempo hábil! Insira seu e-mail e baixe a planilha agora!

matriz gut

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