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Gestão de Processos – O funcionamento de todas as coisas
Você possivelmente já ouviu falar em processos ou em gestão de processos. Seja na faculdade, em casa ou no trabalho, a palavra “processo” é muito usada no cotidiano.
Expressões como: processo evolutivo, processador, processo penal e processamento de dados são muito comuns. Normalmente não analisamos o que estas expressões significam e quanta importância os processos tem na nossa vida.
Na realidade, tudo no universo funciona com base em processos, e sem eles não existe organização. Entendendo isto, é fácil discernir que todas as pessoas dentro de uma organização são atores de um ou mais processos.
A falha na atividade de uma pessoa tende a afetar toda um cadeia de profissionais que dependem do trabalho dela. Esta percepção de sinergia é uma das principais características que um profissional de operações / processos precisa ter.
Esta percepção gera vantagens competitivas e conduz à excelência operacional. Então vamos compreender o que são processos e como a gestão de processos pode ser um diferencial para as empresas.
Gestão de Processos – Entendendo os processos de negócios
Sendo bastante prático e não me preocupando com a mais acadêmica das definições, processos organizacionais podem ser classificados como:
Os conjuntos de atividades que executadas de forma sequenciada e repetitiva tendem a entregar (desenvolver/prestar) os produtos/serviços que constituem o objeto social da organização.
Veja no diagrama abaixo a estrutura lógica que serve de base para se criar um processo.
Fornecedor: São as entidades que fornecem recursos para o processo. Este fornecedor pode ser externo, como por exemplo o seu fornecedor de energia elétrica, ou pode ser um fornecedor interno. O conceito de fornecedor interno é muito importante ao se trabalhar com processos. Na prática todos os profissionais dentro de uma empresa são em algum momento fornecedores e clientes internos dos processos em que se envolvem. O gerente de manutenção, por exemplo, é fornecedor do gerente de produção. O gerente de produção é fornecedor do gerente de vendas. O gerente de vendas é fornecedor do gerente de faturamento, enfim, todos estão ligados;
Insumo: São os recursos entregues pelo fornecedor para que o processamento seja realizado. Entenda como a matéria-prima e as tecnologias necessárias para a produção de algo;
Processamento: É a sequencia de atividades que compõem o processo sendo executadas nos insumos para a geração de um produto;
Produto: É o resultado do processamento, aquilo para que o processo foi criado. Enquanto o processo é um meio o produto é o fim. O que chamo de “produto” neste diagrama é o resultado do processamento. Ele pode ser um bem tangível ou um serviço;
Cliente: É o adquirente do produto resultante do processo. Um processo bem estruturado é desenvolvido quando se entende os anseios do cliente, interno e/ou externo. Quando uma empresa consegue transformar seus processos os ganhos são excepcionais.
Gestão de processos – porquê estudar processos
Ao iniciar uma graduação ou um curso técnico possivelmente sua maior preocupação era/é conseguir um emprego. Se você é um empreendedor ou profissional contratado, com certeza deseja se destacar na sua carreira.
Se você é servidor público ou trabalha em uma instituição sem fins lucrativos este conhecimento também é útil. Está interessado em otimizar o uso dos seus recursos e conseguir dar mais segurança para sua operação?
Tudo isto pode ser conseguido por meio de um sólido conhecimento em gestão de processos. Como? Veja abaixo as aplicações possíveis para cada cenário:
Gestão de processos – para estudantes
Como estudante você vai ter de encarar um mercado de trabalho cada dia mais competitivo. Uma característica muito procurada nos profissionais que ingressam no mercado de trabalho são as problem solving skills.
Estas palavras significam literalmente “habilidades de resolução de problemas“. Como a gestão de processos pode ajudar você a desenvolver estas habilidades?
Ela vai ajudar você a entender como as empresas funcionam e aprimorar suas habilidades analísticas e visão sistêmica. Além disto vai aumentar sua capacidade de adaptação em qualquer ambiente de operação.
Gestão de processos – para profissionais experientes
Os profissionais que desejam crescer rápido em suas carreiras precisam ter bons conhecimentos técnicos da área em que atuam e bastante conhecimento gerencial.
Nestes dois aspectos estudar gestão de processos pode ajudar você, tanto tecnicamente quanto gerencialmente. É muito difícil encontrar profissionais que reúnam estes dois conhecimentos.
Muitas empresas são formadas por setores parecidos com silos. Os profissionais dentro destes silos não conseguem ter uma visam sinérgica que proporcionem um desempenho excepcional.
Você quer crescer e virar gestor de um setor? Quer tornar seu nome conhecido no mercado de trabalho como um excelente profissional? Dentro das empresas os processos podem se tornar uma forte vantagem competitiva ou uma grande dor-de-cabeça.
Que tal você se tornar o propulsor da resolução de problemas e otimização de processos? Veja alguns dos problemas que você pode solucionar com o conhecimento de gestão de processos:
- Falta de padronização;
- Baixa tecnologia empregada;
- Falhas de segregação de funções;
- Excesso de centralização;
- Retrabalhos.
Simplificar, automatizar e aumentar o nível de eficácia dos processos leva à excelência operacional. Isto aumenta substancialmente a competitividade da empresa e pode ser o conhecimento que vai lhe dar o destaque desejado.
A gestão de processos pode ser exatamente o conhecimento que falta para você atingir este patamar desejado. Quebre a rotina e veja o que está além. Esta postura e conhecimento serão uma forte base para a sua próxima promoção!
Gestão de processos – para empreendedores
Mais do que qualquer outra pessoa você tem a obrigação de entender a operação da sua empresa. Você não precisa ser formado em engenharia, contabilidade, administração e direito para conseguir isto.
Basta conhecer os processos da sua empresa. Médicos possuem guidelines que precisam seguir, advogados possuem leis que precisam seguir e engenheiros possuem modelos matemáticos que precisam seguir.
As rotinas empresariais também podem ser estruturadas como orientação para o funcionamento do seu negócio. Quer que sua empresa seja mais lucrativa, mais segura e cresça mais rápido?
Então você deve conhecer os processos da sua empresa e melhorá-los. Eles serão o melhor guia para tornar sua operação mais eficiente.
Gestão de processos – para servidores públicos
Há muitos profissionais sérios interessados em transformar a gestão pública em um modelo mais moderno, dinâmico e eficiente.
No terceiro setor diversos voluntários e outros colaboradores se esforçam diariamente para utilizar com destreza os poucos recursos que têm. Estas são atividades louváveis de pessoas sérias que querem fazer diferença no mundo.
Elas causam um forte impacto positivo no ambiente ao seu redor. Enfrentar diariamente as cansativas burocracias, o desinteresse de outros ou mesmo os desmotivantes casos de corrupção não é fácil.
E diferentemente de uma empresa, a operação destas organizações visa o crescimento do alcance delas e não o lucro.
A gestão de processos pode lhe ajudar a modernizar sua organização, economizar recursos, inibir fraudes e atingir metas de crescimento no alcance de realização do seu objeto social.
Poderia entrar nos detalhes de várias profissões e áreas de atuação, mas prefiro não alongar muito este texto. O que posso lhe garantir é que aumentar seu conhecimento sobre processos vai ajudar você a melhorar a operação de qualquer organização.
Isto pode ser facilmente convertido em reconhecimento e crescimento profissional. Espero que continue lendo este artigo até o fim para entender melhor do que estou falando.
Convido você a conhecer nosso curso sobre gestão de processos, riscos, controles e indicadores. Nele você vai aprender facilmente a desenvolver ferramentas que podem fazer toda a diferença no seu trabalho. Veja abaixo um vídeo de demonstração do conteúdo.
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Gestão de processos – Categorias de processos
Vamos voltar aos aspectos técnicos e teóricos deste artigo. É importante que você entenda que os processos estão dispostos em uma hierarquia de complexidade.
Normalmente esta hierarquia é representada por uma pirâmide. Nela, quanto mais alta a posição mais complexo e mais importante o processo vai ser. Veja um exemplo abaixo.
Macroprocessos: São compostos de vários processos e normalmente exigem a interação entre várias áreas da empresa. Neles os grupos de trabalho tendem a ser multidisciplinares e alterá-los exige grande esforço porque estão envolvidos em vários aspectos da operação. Podemos vincular diretamente os macroprocessos com a cadeia de valor de uma organização;
Processos: Conjunto de atividades e subprocessos executados por equipe. São desenvolvidos entre áreas da empresa agregando normalmente muitos departamentos de uma mesma área. A gestão da tesouraria por exemplo envolve subprocessos como contas a pagar, contas a receber, captação de investimentos e gestão do fluxo de caixa. Estas atividades as vezes são realizadas por departamentos separados, mas todos estão dentro da área financeira e se relacionam com outras áreas fora da financeira também (Vendas, RH, etc);
Subprocessos: Conjunto de atividades executadas por um indivíduo ou uma equipe dentro de um determinado departamento com alguma ligação com departamentos de outras áreas. Este é o nível em que a criação de fluxogramas e POPs (procedimento operacional padrão) são mais comuns;
Atividades: Conjunto de tarefas executadas. Pense que cada ação como digitar, imprimir e carimbar são tarefas. O conjunto disto será uma atividade que neste exemplo poderia ser a aprovação de um documento. Atividades normalmente são desenvolvidas por um indivíduo (ator do processo) ou sistema. Num mesmo subprocesso podem haver vários indivíduos realizando diversas atividades. A definição da hierarquia é a primeira fase em projeto de implantação da gestão de processos. Feito isto, é possível iniciar o mapeamento.
Gestão de processos – Softwares para mapeamento de processos
Uma das atividades essenciais para uma boa gestão de processos é documentá-los. Esta documentação pode ser feita por meio de normas, manuais, leis. É comum vermos esta documentação em formato de fluxogramas e POPs.
Cada um destes formatos tem objetivos diferentes, mas a finalidade é a mesma, instruir o formato como algo deve ocorrer. Fluxogramas e POPs têm funções diferentes e no nosso curso falamos mais sobre isto.
Elaborar fluxogramas por meio do mapeamento de processos é uma das características identificadoras de profissionais de processos. Veja abaixo alguns softwares que podem lhe ajudar a criar excelentes fluxogramas com facilidade.
Gestão de processos – Softwares: Bizagi
O que dizer do Bizagi além de que ele é gratuito e completo? Este fato por si só faz ele ser um dos mais populares softwares para mapeamento de processos.
A interface é simples e a ajuda do programa é muito boa. Para quem está iniciando seus estudos sobre processos esta pode ser uma super ferramenta e mesmo para especialistas no tema ela atende muito bem. Não é por menos que entre seus ilustres clientes (da versão paga) estejam empresas como PWC, Adidas e Air France.
Gestão de processos – Softwares: Lucidchart
O Lucidchart é uma opção de baixo custo e de suporte muito completo. Os templates para vários tipos de diagramas e as formas são um show a parte.
A integração com vários softwares (permite importações do Microsoft Visio por exemplo) também são um ponto positivo. O programa funciona na web dispensando instalador e você com certeza já ouviu falar de alguns dos clientes deste software super bacana.
Sabe quem? Ninguém menos que Harvard, Disney, Ford, Starbucks, Netflix e muitos outros dentre os 5.000.000 de usuários.
Gestão de processos – Softwares: Smartdraw
O smartdraw para mim é sinônimo de integração, simplicidade e beleza. Gestão de projetos e processos de mãos dadas, integração total com o Microsoft Office e uma ferramenta web que lhe permite fazer tudo que se imagina em termos de diagramas com uma mão atada nas costas.
Em termos de preço não se distancia muito do Lucidchart, e sua interface fantástica conquistou clientes como Pepsico, SAP, General Motors, Nestlé e Kraft foods.
Gestão de processos – Softwares: Visio
Uma expressão para definir o Visio: ele é Microsoft… Não é exatamente barato ter um Visio apesar de que a Microsoft hoje possui diversos formatos de venda.
Em alguns destes formatos ele pode ser mais barato do que o Lucidchart e o Smartdraw. Dizer que ele é completo é pouco diante desta ferramenta poderosa para criação de diversos formatos de diagrama.
Não é difícil de entender porque o Lucidchart e o Smartdraw usam o Visio como base comparativa em seus vídeos promocionais. Ele é simplesmente uma das mais conhecidas ferramentas para desenho de diagramas do mundo.
As várias possibilidades de edição e combinação de diagramas o consolidou como referência no mercado durante anos. No nosso curso de gestão de processos utilizamos o Visio como software para ensinar a criar fluxogramas.
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Gestão de processos – Fluxogramas, POPs e acabou?
Mas será que a gestão de processos se resume a desenhar fluxogramas e criar POPs? De forma alguma! Gestão de processos envolve a constante busca pela melhoria das operações. Alguns fatores influenciam a evolução (mudança) dos processos.
Quando estas mudanças não são corretamente gerenciadas a empresa pode perder excelente oportunidades de negócio. Em casos mais graves, é possível sofrer grandes danos operacionais e prejuízos.
Gestão de processos envolve documentá-los, medir seu desempenho e propor melhorias. Esta melhorias podem ser identificadas de várias formas. Atualmente os indicadores formulados para o monitoramento dos processos são uma das principais bases de informação para a melhoria contínua.
Em um aspecto mais amplo a gestão de processos fornece elementos fundamentais para outras áreas da empresa. Dentre estas podemos destacar a gestão de riscos, controles internos, auditoria interna, desenvolvimento de sistemas e planejamento.
O nosso pacote 4 em 1 contém um curso com material prático sobre gestão de processos, riscos, controles e indicadores. Clique aqui e assista o vídeo.
Abaixo veja uma ferramenta muito bacana para uma das funções do gerenciamento de processos. Quer receber uma lista com vários processos de negócios adaptáveis para a maioria das empresa, e o melhor 100% gratuita?
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Avaliação da maturidade dos processos
Criei esta planilha com o intuito de acompanhar o grau de maturidade de um processo ao longo de alguns testes. O modelo é adaptável e você pode inserir as variáveis que julgar mais interessantes nesta ferramenta que auxilia a gestão da melhoria dos processos.
Para iniciar defini uma escala de parâmetros de maturidade e uma legenda que em conjunto permitem avaliar o processo.
Ao inserir os scores (pontuação) para cada variável do processo no cenário atual, cenário desejado e benchmark (normalmente o cenário mais elevado) você consegue definir qual a maturidade do seu processo no momento e quais seus objetivos para a melhoria dele.
Veja a representação gráfica desta avaliação.
Se quiser receber esta planilha com o modelo de avaliação de maturidade de processos insira seu e-mail no campo de inscrição no fim deste artigo ou no cabeçalho do blog e receba um link de acesso à várias ferramentas gratuita. Em breve vou lançar mais material sobre este tema então continue nos acompanhando!
Mercado de trabalho para a área de processos
O mercado de trabalho na área de gestão de processos tem crescido muito nos últimos anos. Consultorias de diversos portes utilizam a documentação e a melhoria de processos como um dos seus principais serviços.
Na área de sistemas de informação este conhecimento também é fundamental. Mais recentemente as áreas de gestão por resultados e gerenciamento de diretrizes têm sido implantadas em várias empresas.
Os indicadores criados nestas áreas estão normalmente vinculados aos processos operacionais. O setor de qualidade de muitas empresas também tem absorvido parte dos trabalhos que um setor de gestão de processos faria.
Se você deseja entrar na gestão de operações de uma grande empresa, ou em áreas de suporte como auditoria interna, gestão de riscos, gestão da qualidade ou controles internos, o conhecimento de gestão de processos vai ser fundamental.
Além disto uma oportunidade de empreender como consultor pode ser uma opção muito boa. Conheça nosso curso de gestão de processos e dê um up na sua carreira!
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