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Para manter o controle sobre arquivos em produção há diversas ferramentas que facilitam revisões eficientes, afinal essa pode ser uma tarefa complicada mesmo com uma boa organização!
Aqui abordaremos algumas ferramentas disponibilizadas pelo Microsoft Office Word. Você pode ver abaixo um tutorial MUITO BOM que postamos em nosso canal no Youtube.
Como se preparar?
Para que as formas de revisões ensinadas sejam mais eficientes é bom ter em mente que organização é um ponto chave. Organizar arquivos por data, nome e versão em pastas determinadas é uma ótima forma de começar.
Um exemplo disso é um documento de nome: 2021.02.16 – arquivoexemplo_v1
De nada vai adiantar fazer revisões eficientes se perder tempo procurando os arquivos do qual precisa! Por isso, tenha em mente que uma área de trabalho organizada vai facilitar sua vida.
Antes de prosseguir para as ferramentas, que tal dar uma ajuda para produzirmos ainda mais?
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Ferramentas para Revisões Eficientes:
Para realizar revisões, alterações e comparações eficientes utilizaremos, majoritariamente, as ferramentas dos blocos abaixo:
Controlar alterações
A ferramenta “Controlar Alterações” do Word permite que os usuários adicionem textos que ficarão em destaque para posterior aprovação ou mudança.
Ao fazer alterações com essa ferramenta é possível escolher como elas serão mostradas. Alguns exemplos são “Marcações simples” ou “Todas as Marcações“, mas, para facilitar o entendimento, selecione a opção “Todas as marcações“.
Confirme as alterações para que elas sejam incorporadas ao texto de fato. Para isso clique na opção “Aceitar” quando o indicador de digitação estiver no texto desejado.
Você também pode fazer alterações quanto a formatação do texto, todavia aparecerão de forma diferente, mas ainda necessitarão de confirmação.
Comparar
Quando se trabalha em muitas alterações em um mesmo arquivo dentro de um time diferentes versões serão criadas. Revisá-las e compará-las uma ao lado da outra é uma forma trabalhosa e demorada, principalmente para arquivos grandes.
Por isso existe a ferramenta de comparação, que tem o objetivo de comparar arquivos e mostrar mais facilmente em que pontos diferem. Use-o quando for comparar duas versões semelhantes de um mesmo arquivo para identificar quais mudanças foram feitas.
Para isso, selecione os arquivos que deseja comparar e assim que o fizer a interface mudará. Poderá então ver e comparar os dois arquivos separadamente, bem como ficarão destacadas as mudanças e quem as fez.
Utilize essa ferramenta especialmente quando houverem arquivos grandes, trabalhados por muitas pessoas, os quais possuem mudanças não aparentes.
Dividir
Para que um texto em sua totalidade fique conciso é importante que diferentes partes comuniquem-se entre si. Para isso utilize a ferramenta de dividir, localizada na aba Exibir.
Essa ferramenta possibilita dividir a tela em duas partes, superior e inferior. Tire proveito dessa funcionalidade para ver diferentes trechos de um mesmo arquivo, comparando e alterando, correlacionando o conteúdo.
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