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O método Kaizen é uma ferramenta essencial para empresas que desejam aumentar sua produtividade e melhorar os seus processos.
O método Kaizen tem origem japonesa. Essa palavra é constituída de dois ideogramas e possui um significado interessante, o Kai, representa a mudança, e o Zen, representa a virtude ou bondade.
Dessa forma, Kaizen é a mudança para melhor. Ou seja, a ferramenta é usada para implementação de melhorias.
Muitas empresas buscam reduzir os seus custos e ter processos sendo executados da melhor maneira possível.
Mas para isso, é necessário construir uma mentalidade de querer ser melhor a cada dia. O método Kaizen pode ser o início dessa jornada de uma busca contínua e sem fim pela melhoria.
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Método Kaizen – Conceituando
O método Kaizen surgiu na década de 1950. Naquela época, o Japão estava tentando se recuperar da grave derrota sofrida durante a segunda guerra mundial.
Por isso, com o país devastado, o governo enxergou a necessidade de implementar várias mudanças a fim de recuperar o poder da indústria.
Dessa forma, a origem do conceito Kaizen é industrial, pois o governo japonês passou a reestruturar todos os processos industriais para que o Japão voltasse a ser uma referência mundial.
Assim, surge o sistema de melhoria contínua com foco nos processos e trabalhadores. Um dos principais responsáveis por esse movimento foi um homem chamado Masaaki Ima, considerado o pai do Kaizen.
Por conta disso, diversas empresas hoje utilizam o Kaizen, como a Siemens, WEG e Toyota, por exemplo.
Essas empresas adotaram o Kaizen em suas rotinas e se tornaram empresas muito competitivas no mercado.
Deste modo, hoje o Kaizen se tornou uma ferramenta muito utilizada em projetos voltados a qualidade e melhoria de processos.
No entanto, como funciona sua aplicação? Vejamos na prática como isso é possível.
Método Kaizen – Aplicação
O método Kaizen acredita que é possível implantar melhorias dia após dia. É um processo lento, mas é contínuo.
Por isso, as mudanças identificadas não são rapidamente implementadas. Essas mudanças são realizadas de forma gradual e contínua, colaborando assim para o equilíbrio do negócio.
Com isso em mente, é necessário se atentar para alguns princípios da metodologia:
- Instituir uma liderança voltada a auxiliar os colaboradores a realizar um trabalho melhor;
- Envolver os colaboradores na melhoria de suas atividades;
- Evitar desperdícios;
- Focar em processos;
- Realizar treinamentos constantemente; e
- Ter uma gestão transparente e próxima dos funcionários.
Seguir esses princípios será de grande ajuda não apenas na aplicação do Kaizen, mas também para criar uma cultura de melhoria.
Dessa maneira, todos vão estar conscientes do seu papel, visto que a transformação da empresa ocorre por meio do trabalho de todos.
Passo a passo
Executar o método Kaizen não exige grandes investimentos, afinal, um dos objetivos do Kaizen é a redução de custos.
Por isso, é fundamental que todos os colaboradores se envolvam no projeto e estejam realmente com a mentalidade de buscar a mudança.
A aplicação do método Kaizen tem como base o ciclo PDCA:
- Plan (Planeje): Identificar, observar e avaliar o problema, criar um plano de ação;
- Do (Faça): Executar o plano de ação desenvolvido;
- Check (Verifique): Avaliar os resultados obtidos por meio do plano de ação;
- Act (Aja): Padronizar e compartilhar os bons resultados.
Tendo em vista cada passo, observe como pode funcionar esse método na prática:
Definição do líder e da equipe do projeto
Ao iniciar um processo de melhoria, é necessário definir quem será o responsável por liderar esse projeto.
Além disso, um grupo responsável pelo processo é formado, esse time de análise e avaliação é montado a fim de executar as ações necessárias.
Assim, o líder deverá organizar a equipe direcioná-la em busca dos resultados durante todo o projeto. Compartilhando com a equipe a evolução do processo de melhoria.
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Identificação dos problemas e de possíveis melhorias
Essa etapa de aplicação do método Kaizen envolve identificar os problemas e seus impactos no desenvolvimento de uma determinada atividade.
Situações como redução da qualidade de um produto ou um aumento de perdas no processo produtivo podem estar ocorrendo, por exemplo.
Por isso, as equipes se reúnem a fim de identificar falhas processuais que atrapalhem o andamento de um processo. Para que sua causa seja descoberta, a falha é observada de diversos ângulos e passa por uma série de análises.
Dessa forma, com os problemas e causas identificados a equipe pode trabalhar em cima deles e estudar oportunidades de melhoria.
Metas e objetivos
Após identificar as falhas e oportunidades de melhoria de um processo, é possível estabelecer metas e objetivos para solução dos problemas encontrados.
Assim, as metas e objetivos ajudam a equipe saber quais resultados devem perseguir.
Desse modo, é interessante que as metas estabelecidas sigam o padrão SMART, o que significa que elas devem ser:
Plano de ação
Além de identificar falhas e estabelecer um objetivo, é preciso saber como agir na solução dos problemas.
Por isso, o desenvolvimento de um plano de ação é fundamental. O 5W2H é uma ferramenta muito útil para essa etapa, sua utilização permite que seja possível descrever de forma clara o que será realizado.
Assim, esse plano guia tanto as ações coletivas como individuais das equipes em busca dos objetivos definidos previamente.
Execução
O planejamento é muito importante para que a equipe saiba o que será realizado, quem irá realizar, de quanto será o orçamento e etc.
No entanto, as ações planejadas têm de ser executadas.
Assim, a etapa de execução consiste nas atitudes tomadas a fim de colocar o plano de ação em prática. Sempre respeitando os prazos e orçamentos definidos anteriormente no plano de ação.
Essa é uma das etapas mais importantes na realização de um projeto que utiliza o método Kaizen.
Avaliação de resultados
Com a execução das melhorias definidas, é essencial que a equipe acompanhe de perto esse processo e realize análises dos resultados obtidos constantemente.
Desse modo, com a avaliação de resultados é possível identificar se ações foram executadas seguindo o plano de ação.
Além disso, é possível também comparar os resultados obtidos com o alcance da meta definida anteriormente.
No entanto, caso os resultados obtidos não forem os desejados, é necessário retornar a fase de planejamento para realizar ajustes.
Por isso, é importante monitorar constantemente a evolução das ações.
Padronização
Com os resultados positivos de melhoria identificados por meio da avaliação, ocorre a padronização. Essa padronização envolve a criação ou revisão de documentos que descrevam o processo em questão.
Em alguns casos, a melhoria implementada muda completamente a maneira como o processo é executado.
Portanto, para que a padronização seja eficiente, a equipe deve auxiliar na reeducação dos envolvidos no processo por meio de treinamentos.
Além disso, a padronização também demanda que a equipe saiba como compartilhar as mudanças realizadas com toda a empresa.
Método Kaizen – Continuidade
Mesmo com a melhoria já implementada, vale ressaltar a importância da empresa manter continuidade em ser e fazer melhor. A continuidade está inteiramente ligada a melhoria de processos por meio do Kaizen.
Esse é o principal legado do método Kaizen para uma empresa, o objetivo de buscar melhorias incessantemente e não de maneira esporádica.
Por isso, aplicar o método Kaizen na rotina de trabalho pode trazer muitas mudanças positivas para um negócio.
No entanto, vimos que é fundamental que a equipe que irá executar a metodologia esteja bem preparada para que isso aconteça.
Assim, profissionais que buscam aprofundar o seu conhecimento em processos têm gerado grandes benefícios para as empresas e se destacado no mercado.
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